A duplicata é um instrumento financeiro que dá um fôlego extra para que os negócios consigam tocar sua produção. Entenda como isso funciona no fluxo de caixa.
Uma parte importante da rotina de produção de muitos empreendimentos é a compra de matéria-prima ou serviços de fornecedores. Nesse contexto, a duplicata é uma ferramenta que ajuda a reduzir o intervalo de tempo entre o gasto e a entrada de dinheiro com as vendas, favorecendo o equilíbrio no fluxo de caixa do negócio.
Neste artigo, você vai entender o que é mais no detalhe sobre alguns tipos desse documento, em especial sobre a duplicata mercantil, como ela funciona, como é utilizada e sua importância para o fluxo de caixa e a saúde financeira de um empreendimento.
Continue a leitura e saiba mais!
O que é duplicata mercantil?
A duplicata é um instrumento de crédito, título que serve para representar uma ordem de pagamento. No Brasil, esse formato é usado para a compra e venda de produtos mercantis e também na prestação de serviços.
Assim, a conhecida duplicata mercantil é uma ferramenta comumente usada em transações comerciais, sobretudo no atacado. Sua emissão envolve três partes: a pessoa responsável por gerar a ordem de pagamento, o beneficiado, que vai receber o montante, e o pagador.
Nesse sentido, quase sempre o beneficiado é a mesma parte que emite a ordem de pagamento, isto é, essa pessoa vende a prazo um produto ou serviço e gera um título de cobrança.
Como a duplicata mercantil funciona?
Conforme visto, uma duplicata mercantil normalmente representa uma transação comercial entre empreendimentos. Por um lado, um negócio precisa de insumos para começar sua produção, e o outro os fornece com promessa de pagamento a prazo. Por exemplo, uma lanchonete necessita de ingredientes, bebidas e outros recursos para produzir os lanches que serão vendidos aos clientes.
No entanto, para diminuir a lacuna entre esses gastos e a entrada de dinheiro com as vendas efetivamente, muitas vezes é necessário negociar com os fornecedores um pagamento a prazo. Nesse cenário, a duplicata entra como um instrumento para formalizar esse acordo.
Sendo assim, o uso dela não é obrigatório, mas sim, um recurso para que empreendedores possam ter capital de giro. Por isso, a duplicata mercantil é usada como um título de crédito, e não de cobrança, visto que só pode ser emitida por pessoas jurídicas. Não é, por exemplo, um boleto de pagamento gerado por um banco.
Ao realizar o acordo de compra e venda, o fornecedor gera uma fatura correspondente ao que será vendido, o que dá origem a uma duplicata, representando uma promessa de pagamento.
No Brasil, a prática das duplicatas mercantis é regulamentada pela legislação (Lei N° 5.474 de 18 de julho de 1968) e, atualmente, envolve instituições bancárias. Isto é, os beneficiários ou credores passam a informação para os bancos que têm títulos a vencer. Estes, por sua vez, recebem os dados, emitem boletos e encaminham a cobrança para os devedores.
Em até 30 dias, o devedor deve receber a duplicata, que tem mais 10 dias para devolvê-la, atestando se foi aceita (crédito concedido) ou recusada (análise de crédito recusada pelo banco).
Uma vez terminado esse processo, a duplicata fica com a empresa que forneceu os bens, como promessa do pagamento da dívida. Por fim, uma vez quitada, a duplicata sai de circulação e é finalizada.
Diferenças entre a duplicata mercantil e a de serviços
Existem dois tipos comuns de duplicatas quando se trata de acordos financeiros. A duplicata mercantil é um título de crédito que uma empresa emite ao vender produtos e mercadorias em geral a prazo que serão usados como matéria-prima.
Já a duplicata de serviços está ligada, como o nome indica, à prestação de serviços. A lógica é a mesma: uma empresa presta serviços para outra e gera um título de cobrança que deve ser quitado no prazo negociado. Isso pode acontecer em diversos contextos como a contratação de um serviço de manutenção, transporte de mercadorias etc.
Impactos da duplicata mercantil no fluxo de caixa
De forma prática, a duplicata, seja ela mercantil ou de serviços, tem a função de ajudar empresas a equilibrar seus fluxos de caixa.
O fluxo de caixa é um instrumento vital para a gestão financeira de uma empresa. Este permite acompanhar toda a movimentação de dinheiro, as entradas e saídas de capital. Com ele, empresários podem monitorar de perto a situação financeira do negócio e entender o quanto é recebido e gasto em determinado período.
Como se sabe, os empreendimentos que trabalham com a venda de produtos precisam investir certa quantidade de dinheiro para produzir antes de poderem vender, por isso precisam de capital de giro.
Quando não há dinheiro em caixa, a duplicata mercantil entra em jogo, permitindo que a empresa receba os produtos e pague por eles depois, evitando que o fluxo de caixa fique negativo. Assim, mesmo sem dinheiro disponível no ato da compra, empreendimentos podem usar a duplicata mercantil para assegurar seus insumos.
Nesse ponto, a duplicata mercantil é uma alternativa interessante, pois possibilita uma negociação com o fornecedor sem tantas burocracias e sem a necessidade de realizar empréstimos com instituições financeiras.
Mesmo sendo um caminho relativamente mais simples, os empreendimentos precisam ter cuidado com as duplicatas, uma vez que, como qualquer título de crédito, elas também envolvem a cobrança de juros. Logo, é essencial se organizar e garantir que esse pagamento esteja previsto no fluxo de caixa para evitar surpresas no futuro.
Planeje-se e use a duplicata mercantil com responsabilidade
Como você conferiu neste artigo, a duplicata mercantil é um recurso importante para propiciar o ciclo financeiro de diversos negócios. Ela é utilizada como uma forma de otimizar o capital de giro e viabilizar a produção, elementos fundamentais para tantos empreendimentos que não dispõem de recursos financeiros em caixa.
Todavia, como todo instrumento de crédito, as duplicatas devem ser utilizadas com critério e demandam planejamento para que a saúde financeira do negócio não seja prejudicada.
Pagar essas faturas no tempo certo garante não somente uma gestão financeira eficiente, como também comprova para os fornecedores que sua empresa é confiável e que é seguro negociar com você.
Para tal, é preciso ter um fluxo de caixa com prazos, recebíveis e demais informações financeiras bem organizadas. Nesse caso, vale a pena automatizar esses processos e ter o apoio da tecnologia para ter mais visibilidade e controle em tempo real.
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